Archivo General de la Nación- MEC

22 – Política Nacional de Gestión de documentos y Archivos para un Estado transparente y responsable

Descripción

¿Qué problema pretende abordar el compromiso?

Uruguay cuenta con un marco normativo sólido para el acceso a la información pública, en materia archivística y, con el decreto Nº 355/012 Reglamentario de la Regulación de la función archivística, creando el Sistema Nacional de Archivos y el decreto 70/015 por el que se modifica el art. 6 del Decreto Nº 355/012, relativo al Sistema Nacional de Archivos.

La existencia de legislación archivística y de acceso a la información pública, por sí sola, no es suficiente para favorecer el ejercicio del derecho de acceso a la información pública por parte de las personas, sino que es necesaria la formulación de una política pública de gestión de documentos y administración de archivos que refuerce esa legislación y guíe el trabajo de los diferentes sujetos obligados en la temática.

Esta situación afecta a toda la Administración, en primera instancia todos los Organismos Públicos, estatales y no estatales, sujetos obligados de la Ley de Derecho de Acceso a la Información Pública y del Sistema Nacional de Archivos. Pero en última instancia, también importa el rol social que tienen los archivos, ya que los documentos y tanto los archivos tienen significado en la medida que crean lazos emocionales en la comunidad en la que se encuentran y se constituyen y reconocen como fuentes de conocimiento, espacios de ejercicio de derechos y de desarrollo, en el campo económico, social, político y cultural, para todas las personas que desean acceder a los mismos.

¿Qué solución propone?

Diseñar, aprobar e implementar una Política Nacional de Gestión Documental y Administración de Archivos, como marco estratégico para fortalecer la transparencia, el acceso a la información y la rendición de cuentas en el Estado uruguayo.

Esta política se desarrollará a partir de tres líneas de acción fundamentales:

1. Fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos (SNA)

• Brindar capacitación y asesoramiento técnico en gestión documental y administración de archivos, alineados con las necesidades del Estado digital.
• Establecer una red de referentes del SNA en cada uno de los sujetos obligados, para promover una implementación descentralizada y articulada.
• Coordinar con Agesic y la Unidad de Acceso a la Información Pública (UAIP) para integrar la gestión documental a los estándares de interoperabilidad, preservación digital y datos abiertos.

2. Desarrollo de capacidades en gestión documental

• Elaborar guías, manuales y herramientas prácticas sobre los procesos de gestión documental y administración de archivos.
• Capacitar y asesorar a los sujetos obligados para asegurar una implementación efectiva y homogénea de estos procesos a nivel institucional.

3. Valoración y acceso al patrimonio documental digital

• Mejorar los procesos de evaluación y selección documental mediante la adopción de criterios técnicos unificados.
• Promover la difusión del patrimonio documental digital a través de plataformas accesibles de los organismos públicos, garantizando su preservación y consulta por parte de la ciudadanía.
• Esta solución contribuirá a construir un modelo de gestión documental sostenible, moderno y abierto, alineado con los principios del gobierno abierto y las buenas prácticas internacionales.

Objetivo

Se propone contribuir al fortalecimiento de la transparencia, al acceso a la información pública y a la rendición de cuentas en el Estado uruguayo, mediante el diseño e implementación de una política nacional de gestión documental y administración de archivos. La iniciativa establecerá una hoja de ruta para la gestión de documentos en la administración pública, promoviendo el uso estratégico de tecnologías de la información y la comunicación (TIC), y garantizando la adecuada organización, conservación y acceso a los documentos públicos.

Esta política permitirá mejorar la trazabilidad de la gestión pública, facilitar el control ciudadano y asegurar que la información pública sea accesible, íntegra, oportuna y confiable.

Metas

• Red de referentes del Sistema Nacional de Archivos de cada Sujeto Obligado establecida. Responsable: Archivo General de la Nación - Inicio 02/09/2025 - Fin 01/07/2027 - Avance 25%
• Formalización del equipo de trabajo multisectorial. Responsable: Archivo General de la Nación - Inicio 01/09/2025 - Fin 31/12/2026 - Avance 0%
• Grupo multisectorial de co creación de la política nacional de gestión documental, acceso a la información pública y transparencia.. Responsable: Archivo General de la Nación - Inicio 01/09/2025 - Fin 30/06/2029 - Avance 0%
• Política Nacional de Gestión Documental y Archivos. Responsable: Ministerio de Educación y Cultura Archivo General de la Nación - Inicio 01/09/2025 - Fin 30/06/2027 - Avance 0%
• Herramientas, guías, manuales sobre los procesos de gestión documental. Responsable:Archivo General de la Nación - Inicio 01/09/2025 - Fin 30/06/2029 - Avance 10%
• Programa de capacitación y asesoramiento a los sujetos obligados sobre los procesos de gestión documental. Responsable: Archivo General de la Nación - Inicio 01/09/2025 - Fin 30/06/2029 - Avance 0%
• Campaña de difusión del patrimonio documental. Responsable: Archivo General de la Nación - Inicio 01/09/2025 - Fin 30/06/2029 - Avance 0%

Situación Actual al 01/06/2026

Meta 1: Con el objetivo de conformar la Red de Referentes del Sistema Nacional de Archivos, en julio de 2025, mediante Oficio N.º 032/2025, se solicitó a los jerarcas de los distintos organismos públicos, estatales y no estatales, la designación de un/a referente institucional. Se adjunta el documento correspondiente.

Entre agosto de 2025 y enero de 2026 se mantuvo contacto telefónico con los organismos para reiterar la solicitud y, asimismo, se remitió nuevamente por escrito a través del Oficio N.º 006/2026. Se adjunta el documento.

A febrero de 2026 se cuenta con 102 referentes designados

Meta 5: Como forma de fortalecer en el desarrollo de capacidades de gestión documental entre los sujetos obligados del Sistema Nacional de archivos, se propone el desarrollo y publicación de al menos tres (3) guías o manuales sobre procesos de gestión documental. 

En ese marco, se está trabajando junto a la Facultad de Información y Comunicación y el equipo docente del grupo de investigación en Conservación Preventiva y Gestión de Riesgos de dicho servicio universitario, en las “Directrices Nacionales para la Conservación Preventiva de Documentos en Soporte Papel”. Se acordó colaborar con ese grupo de investigación y difundir por medio del Archivo General de la Nación las guías de conservación preventiva. En respuesta a este trabajo conjunto se remitió el 2 de marzo de 2026, el Oficio Nº 028/2026 a la Decana de la FIC, informando de este trabajo conjunto.

Relacionado con esta misma meta, se está trabajando junto al Archivo General de Ecuador, la Dirección de Archivos Estatales de España y la Unidad Técnica de Iberarchivos en el proyecto de una Guía de Digitalización de Archivos Históricos, que también podrá ponerse a disposición de los organismos que conforman el Sistema Nacional de Archivos de Uruguay. La guía que se elaborará contemplará la captura de imágenes digitales como parte de los procesos de digitalización de documentos archivísticos de distintos soportes documentales, entre ellos papel, fotografía y pergamino.

Se mantuvo la primera reunión del grupo de trabajo el 11 de mayo de 2026 y los temas abordados se registran en el Acta 1.